Como trabalhar em casa como Secretária Virtual

Nas últimas décadas, a internet abriu inúmeras oportunidades de novos negócios e empregos que até então nunca seriam possíveis. E no artigo de hoje é justamente sobre um desses novos empregos que quero falar. Você vai aprender tudo o que precisa para trabalhar como secretária virtual.

Esse é o tipo de serviço ideal para quem quer aproveitar todos os benefícios de se trabalhar em casa.

Como poder desempenhar o papel de mãe mais de perto, poder criar os próprios horários e é claro, garantir uma renda extra todo mês.

Abaixo, portanto, você irá descobrir o que você pode fazer como secretária virtual, do que você precisa e o passo a passo para começar. Vamos lá?

 

Secretaria Virtual

 

Que serviços posso oferecer como Secretária Virtual?

 

O primeiro passo para se trabalhar como Secretária Virtual é saber quais são os serviços que você pode oferecer. Veja abaixo alguns deles:

  • Organizar a agenda do contratante.
  • Fazer ligações para clientes ou fornecedores.
  • Pagar contas.
  • Digitar, redigir ou revisar diversos tipos de documentos.
  • Criar relatórios.
  • Serviços administrativos.
  • Planejar reuniões.
  • Organizar eventos.

Além disso, algumas outras tarefas que também podem ser realizadas, se você tiver conhecimento são:

  • Design de diversos materiais.
  • Criação de tabelas e gráficos.
  • Criação de planilhas no Excel.
  • Serviços de contabilidade.

 

O que preciso para começar a trabalhar como Secretária Virtual?

 

assistente virtual

Para começar a trabalhar como Secretária Virtual, não é preciso muito! Veja abaixo o que é essencial:

 

  • Computador com acesso à internet

A primeira coisa que você irá precisar é de um computador com acesso à internet. Afinal de contas, muitas das funções que você irá exercer serão realizadas dessa forma.

Uma boa conexão com a internet também é importante. Portanto, certifique-se de que a internet que você utiliza não seja muito lenta e não fique caindo constantemente. Pois isso também poderá atrapalhar o seu desempenho e deixar os seus clientes insatisfeitos.

 

  • Impressora

Ter uma impressora também é importante, pois é bem provável que você precise imprimir alguns documentos. Se você ainda não possui uma impressora, você pode pagar para imprimir esses documentos numa gráfica perto de você.

No entanto, muitas vezes, dependendo da quantidade de documentos que você precise imprimir, sai mais barato comprar uma impressora de preço acessível.

 

  • E-mail profissional

Você também precisará de um e-mail profissional. Isso garante que os e-mails dos seus clientes não se misturem com os seus e-mails pessoais. O que facilita a organização do seu trabalho.

Portanto, procure criar um e-mail especificamente para o seu trabalho como Secretária Virtual.

Na hora de criar esse e-mail, não se esqueça de utilizar algo bem profissional, de preferência, apenas com o seu nome e sobrenome. Se precisar, pode usar underline entre o nome e sobrenome, mas evite colocar números, como o ano do nascimento.

 

  • Telefone

O telefone também será muito utilizado por você. Você pode utilizar um telefone fixo ou um bom plano de uma operadora de celular. Nesses casos, é preciso avaliar bem as despesas, pois você provavelmente precisará fazer muitas ligações.

Uma terceira opção é fazer as ligações por meio de aplicativos para o computador ou celular. Como o Skype, o Voip, ou mesmo utilizar o Whatsapp para ligações. Nesses casos, é preciso ter uma boa conexão com a internet, para evitar problemas com as ligações.

 

  • Bom domínio da Língua Portuguesa

Uma habilidade necessária para se tornar Secretária Virtual é o domínio da Língua Portuguesa.

Isso porque você precisará redigir documentos e e-mails importantes, além de falar ao telefone com diversas pessoas.

Portanto, se você não tem muito domínio da norma culta da Língua Portuguesa, procure estudar sempre que possível! Hoje, existem muitos sites na internet que podem te ajudar com isso. E sempre que surgir uma dúvida, anote e procure saná-la o mais rápido possível.

Além disso, na hora de redigir documentos ou e-mails, não se esqueça de passá-los sempre num corretor antes de enviá-los. Você pode tanto procurar um corretor online e gratuito ou utilizar o próprio Microsoft Word.

 

Passo a passo para trabalhar como Secretária Virtual

 

E agora que você já sabe o que precisa e quais serviços pode oferecer, descubra abaixo o passo a passo para começar.

 

  1. Descubra quais serviços você pode prestar

O primeiro passo é bem simples e trata-se de saber quais são os serviços que você domina e que você pode oferecer aos seus clientes.

Para isso faça uma lista com todas as suas habilidades e inclua até mesmo os serviços mais simples, como pagamento de contas, envio de e-mails etc.

Você vai usar essa lista depois na hora de criar uma descrição dos seus serviços. Portanto, é importante que tudo que você saiba fazer esteja nela.

 

  1. Organize um horário de trabalho

O segundo passo é organizar o horário em que você irá trabalhar. O ideal é de que você trabalhe em horário comercial, já que é o horário que os seus clientes também estarão trabalhando.

Mas tudo depende do que você deseja e da sua rotina. Se você apenas quer uma renda extra, você pode trabalhar apenas algumas horas pela manhã ou pela tarde.

Agora, se você quer fazer dessa sua renda principal, você deve estabelecer em torno de 8 horas diárias para trabalhar.

Além disso, se você é mãe e precisa levar as crianças para a escola, ou se você tem outro compromisso diariamente, você deve organizar seu horário de acordo com as suas necessidades.

E esse, na verdade, é um dos grandes benefícios de se trabalhar home office, ter mais liberdade para ter tempo para o que é importante, como a sua família!

Essa etapa é muito importante, pois garante que você ganhe dinheiro, mas não se sobrecarregue. Muitas pessoas acabam não organizando o horário e tendo que trabalhar em horários que não deveriam para conseguir realizar todas as tarefas.

Também é muito importante, que os seus clientes saibam que você tem um horário fixo de trabalho. Assim, eles sabem que você estará disponível apenas naquele horário. E você não corre o risco de ter que lidar com clientes em horários impróprios.

 

  1. Organize o ambiente

Ter um lugar organizado para trabalhar também é essencial. Por isso, é muito importante que você tenha seu escritório. Mas se você não tem espaço na sua casa para ter um escritório só seu, procure pelo menos, ter uma mesa só para você.

Organize o seu local de trabalho de forma que você saiba onde está tudo o que você pode precisar durante o dia. Isso evita que você perca tempo procurando documentos e outras coisas importantes.

 

  1. Cuide da organização pessoal

A organização pessoal também será essencial. Para isso, tenha uma agenda disponível, um caderno, bloco de notas, ou o que for melhor para você.

Muitas das tarefas que você fará terão prazo, portanto, manter tudo isso organizado é a melhor forma de garantir que tudo será feito da melhor maneira possível. Pois isso garante que você não vai se esquecer de nada e vai saber exatamente o que precisa fazer ao longo do dia.

Além disso, também é muito importante manter a organização no seu computador. Tenha uma pasta específica só para os seus trabalhos. Isso também te ajuda a não se perder em meio a todas as tarefas.

Além disso, você também pode organizar pastas no seu computador com os serviços e informações de cada cliente. Na prática, isso garante que suas tarefas e o seu trabalho se tornem muito mais simples.

 

  1. Produtividade

Também é muito importante falar sobre produtividade. Isso porque muitas pessoas ao começarem a trabalhar em casa não conseguem lidar com todas as tarefas.

Para que isso não aconteça com você, em primeiro lugar, é preciso que você entenda que se ocupar não é produzir. Por exemplo, se você está limpando a sua caixa de e-mails, você está ocupado, mas não está produzindo.

Portanto, nas horas de trabalho, procure focar o máximo possível do seu tempo nas tarefas que você precisa fazer para os clientes.

Além disso, enquanto estiver fazendo uma tarefa, como por exemplo, redigindo um e-mail, faça apenas isso!

Se você tentar fazer duas ou mais coisas ao mesmo tempo, as chances de você se atrapalhar são grandes. E, pior ainda, você vai levar mais tempo do que levaria se fizesse uma coisa de cada vez.

Por último, não se esqueça, que apesar de trabalhar em casa, esse é um trabalho como qualquer outro. Portanto, nada de ficar nas redes sociais enquanto está trabalhando!

 

  1. Encontre seus clientes

O último passo de que quero falar aqui é talvez o mais importante, que é justamente encontrar os seus clientes.

Existem muitas formas de encontrar clientes para trabalhar como Secretária Virtual. Veja abaixo algumas delas:

 

  • Sites especializados

A primeira opção para encontrar seus clientes é trabalhar com sites especializados para Secretárias Virtuais. Esses sites fazem a mediação entre você e seus clientes. Na prática, você trabalha para o site e não diretamente para o cliente.

O que, é claro, tem suas vantagens e desvantagens. A principal vantagem é a segurança e a principal desvantagem é que seu salário não irá além do que essa empresa paga, portanto, você não tem muita possibilidade de crescer no mercado.

 

  • Sites de freelancer

A segunda opção são os sites de freelancer. A questão da mediação aqui é um pouco diferente dos sites especializados.

O site fica responsável apenas por garantir o pagamento. Já que antes da contratação, o cliente pagará o valor para o site, que só é liberado depois que você realizar o serviço. O que, portanto, também é bem seguro.

Uma das desvantagens é a de ter que ficar procurando projetos que se encaixem naquilo que você faz e ficar enviando propostas para os projetos disponíveis. O que pode tomar tempo.

Uma das vantagens é que você tem muito mais liberdade para escolher o que quer fazer. Além disso, com o tempo, essas plataformas oferecem possibilidade de crescer e de ir subindo o seu preço, conforme você for encontrando mais clientes.

Isso é possível porque nesses sites você será avaliado após cada trabalho. Dessa forma, se tiver avaliações positivas, cada vez mais pessoas irão se interessar pelo seu trabalho e contratar você.

 

  • Sites de vagas emprego

Outra possibilidade são os sites de vagas de emprego. Neles você também encontrará trabalhos desse tipo. Esses trabalhos tanto podem ser por horas semanais, por um período determinado, ou mesmo por um conjunto de tarefas.

Tudo depende de quem irá te contratar e do que vocês combinarem. Esse tipo de trabalho é mais parecido com o trabalho tradicional de secretária. E, em alguns casos, você pode precisar ir até a empresa para trabalhar.

Uma das desvantagens dessa opção é que você talvez precise fazer entrevistas para conseguir as vagas.

 

  • Utilize o marketing digital

Outra boa opção, especialmente para quem quer ter mais liberdade é anunciar seus serviços utilizando o marketing digital.

Você pode criar um blog para falar sobre o seu trabalho e a sua rotina ou você pode utilizar as redes sociais.

Essa última opção, na verdade, é excelente, pois é gratuita e pode trazer resultados muito positivos. Por isso, meu conselho é de que, mesmo que você escolha uma das outras opções acima, você também utilize as redes sociais para divulgar seu trabalho.

Você pode criar uma página no Facebook ou um perfil comercial no Instagram e procurar por clientes em potencial nessas redes. E é claro, não se esqueça de pedir aos seus clientes para deixar um feedback sobre o trabalho que você realizou para eles. Isso também irá te ajudar a conquistar mais clientes.

A desvantagem dessa opção é ter menos segurança quanto ao pagamento, já que isso será tratado diretamente com o cliente. Para não ter problemas, procure dividir o pagamento por semana e encontrar maneiras de que tanto você quanto o seu cliente se sintam seguros.

 

E então, vamos começar?

Secretaria Online

No artigo de hoje você aprendeu tudo o que precisa saber para começar a trabalhar como Secretária Virtual. Você viu o que precisa ter e o passo a passo para começar.

É, sem dúvida, uma ótima opção para as mães que querem trabalhar em casa ao lado do filho. E se você se identificou com essa atividade e deseja se aprofundar mais no assunto, comece com o E-book Secretária Remota E-book.

 

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Esse E-book foi desenvolvido pelo casal Marina Brik e André Brik, especialistas em Home Office.

Você irá aprender neste e-book:

  • O Que É e Como Funciona
  • Como Começar
  • Que Você Precisa Saber
  • Tarefas e Atividades Possíveis
  • Como Conseguir Clientes
  • Como Divulgar o Seu Serviço

 

E então, você acha que esse é o modelo ideal de trabalho para você? Deixe um comentário, dúvida ou sugestões.

Abraços e até o próximo artigo!

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